Foire aux questions

Foire aux questions

Voyages Scolaires Educatifs

Annulation
Un ou plusieurs élèves annulent leur participation au voyage avant le départ, quel est l'impact sur le prix du séjour ?

Si ces annulations ont lieu plus de 30 jours avant le départ (ou 60 jours avant le départ pour les voyages en avion ou train), le prix par élève sera recalculé en fonction du nombre définitif de participants. Passés ces délais, VERDIÉ Open Class retiendra pour chaque annulation des frais d'annulation (variables en fonction de la date où VERDIÉ Open Class est informé de l'annulation - voir conditions particulières de vente). Ces frais pourront, selon la cause de l'annulation, être remboursés par une assurance annulation souscrite auprès de VERDIÉ Open Class.

Formalités
Les élèves français doivent-ils posséder une autorisation de sortie du territoire  ?

La loi du 3 juin 2016 relatif à la lutte contre le terrorisme et le décret du 2 novembre 2016 ont rétabli l\'autorisation de sortie de territoire pour les mineurs. L’Arrêté du 13/12/2016, consolidé ce jour, en définit les modalités.
A compter du 15 janvier 2017, le mineur qui voyage à l\'étranger sans être accompagné de l\'un de ses parents devra être en possession d’un formulaire signé par l’un de ses parents ainsi que des documents décrits ci-dessous.
Vous pouvez télécharger ce formulaire en suivant le lien suivant https://http://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_15646.do.
Voici le détail des pièces qui seront exigées pour tout voyage à compter du 15/01/2017 :

* Cas 1 : Parent(s) français
L\'enfant qui voyage à l\'étranger sans être accompagné de l\'un de ses parents doit présenter les 3 documents suivants :
• Pièce d’identité valide du mineur : carte d\'identité ou passeport + visa éventuel en fonction des exigences du pays de destination (à vérifier en consultant les fiches pays du site diplomatie.gouv.fr)
• Formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l\'un des parents titulaire de l\'autorité parentale
• Photocopie du titre d\'identité valide ou périmé depuis moins de 5 ans du parent signataire : carte d\'identité ou passeport

* Cas 2 : Parent(s) étranger(s)

** Cas 2.1 : Européen
L\'enfant qui voyage à l\'étranger sans être accompagné de l\'un de ses parents européen doit présenter les 3 documents suivants :
• Pièce d’identité valide du mineur + visa éventuel en fonction des exigences du pays de destination
• Formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l\'un des parents titulaire de l\'autorité parentale
• Photocopie du titre d\'identité valide du parent signataire : carte d\'identité, passeport ou titre de séjour.

** Cas 2.2 : Autre pays
L\'enfant qui voyage à l\'étranger sans être accompagné de l\'un de ses parents doit présenter les 3 documents suivants :
• Pièce d\'identité valide du mineur + visa éventuel en fonction des exigences du pays de destination
• Formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l\'un des parents titulaire de l\'autorité parentale
• Photocopie du titre d\'identité valide du parent signataire : carte d\'identité, passeport, titre de séjour valide ou titre d\'identité et de voyage pour réfugié ou apatride

Pour le point concernant la photocopie du titre d\'identité de la personne signataire, bien que rien ne précise dans le texte que la photocopie du livret de famille doit être présentée, nous vous recommandons de demander à tous les jeunes de se munir de la photocopie du livret de famille, qu’il porte ou non le même nom que la personne signataire de l’AST. De même, si un jugement précise le nom du titulaire de l\'autorité parentale, nous vous recommandons d\'en donner une photocopie au jeune qui voyage.

Hébergement
Quels types d'hébergements sont proposés ?

Nous proposons de l'hébergement en familles hôtesses, auberge de jeunesse, hôtel, centre d'accueil selon les destinations. Pour chaque programme, un type d'hébergement est proposé par défaut, mais différentes solutions peuvent vous être proposées, n'hésitez pas à en faire part à votre conseiller.

Qui est le responsable local et quelles sont ses missions ?

Le responsable local est notre correspondant sur place en charge de la sélection des familles hôtesses, de l'accueil du groupe dans ses centres d'hébergement et il s'assure du bon déroulement de l'hébergement en famille. Durant votre séjour, sauf cas particulier, il est présent chaque jour au point de rendez-vous et joignable très facilement par téléphone. En cas de difficulté dans une famille, il est important de le signaler immédiatement au responsable local, qui se chargera de tout mettre en œuvre afin d'améliorer la situation.

Comment sont sélectionnées les familles d’accueil  ?

Les familles d'accueil sont rigoureusement sélectionnées par nos correspondants locaux, après visite à leur domicile et selon une charte de qualité établie par VERDIÉ Open Class et signée par chaque correspondant local. Elles sont par la suite régulièrement contrôlées afin de s'assurer que les critères de qualité sont respectés : moralité, responsabilité, disponibilité, confort et hygiène du domicile.

Combien d'enfants sont logés par famille d'accueil  ?

Les élèves sont généralement logés entre 2 et 4 enfants par famille. Cela est variable en fonction des pays et surtout de la date du voyage. En période de très forte affluence (semaines avant et après les vacances scolaires, de Pâques notamment, fêtes locales), certaines familles pourront accueillir jusqu'à 4 élèves. Dans tous les cas, seules les familles qui possèdent un logement adapté pourront le faire.

Les familles hôtesses ont-elles nécessairement des enfants ?

Cela n'est pas nécessairement le cas. Les familles d'accueil appartiennent à différentes catégories socioprofessionnelles, elles peuvent être mono-parentales, en couple, retraitées et d'origines diverses. La majorité de nos familles accueillent des jeunes de manière régulière et depuis plusieurs années.

Les élèves sont-ils systématiquement accompagnés par les familles d'accueil le matin pour rejoindre le groupe et le soir pour rentrer à la maison ?

Les familles hôtesses habitent généralement aux alentours du point de rendez-vous utilisé par le groupe. Si celui-ci se situe à moins de 15 minutes à pied du lieu de résidence de la famille, et après avoir pris le soin de lui montrer le chemin le premier jour, la famille hôtesse pourra laisser le jeune se rendre à pied au point de rendez-vous. Dans certains centres, les familles hôtesses accompagnent les élèves matin et soir au point de rendez-vous, dans le cas où ce point est essentiel pour l'organisation de votre séjour, nous vous invitons à en faire part à votre conseiller afin qu'il vous propose un lieu d'hébergement adéquat.

Est-ce que les professeurs sont logés dans la même famille hôtesse ?

Les accompagnateurs sont logés dans une ou plusieurs familles hôtesses selon les disponibilités et le genre des professeurs. Il se peut qu'un professeur homme soit hébergé dans la même famille hôtesse que le conducteur homme et que les autres professeurs femmes soient hébergés dans une autre famille par exemple. Si vous avez des exigences particulières quant à l'hébergement des professeurs, nous vous invitons à en faire part à votre conseiller afin qu'il vous oriente vers le lieu d'hébergement adéquat.

A quel moment vais-je recevoir les coordonnées de familles d'accueil pour mes élèves  ?

La liste des familles hôtesses nous est communiquée par le responsable local entre 10 à 7 jours avant le départ, en fonction de la date du départ (en haute saison, avant et après les vacances de Pâques notamment, les délais sont souvent plus courts). Ces coordonnées sont toutefois susceptibles de changer en dernière minute en cas de force majeure ou de désistement d'une famille d'accueil. Bien que nous essayons de limiter ces situations, elles sont inhérentes au type d'hébergement en famille hôtesse.

Que dois-je faire si un participant détériore quelque chose sur son lieu d'hébergement (famille hôtesse, auberge, hôtel,...) ?

Vous devez aller sur place, en compagnie du responsable local pour un hébergement en famille, pour constater les dommages, en présence de l'étudiant concerné. Si le montant demandé en remboursement n'est pas trop important (inférieur à 75 €) et vous paraît légitime, il est préférable de le régler immédiatement, en demandant éventuellement un justificatif dont les parents de l'enfant pourront se servir pour remboursement auprès de leur assurance responsabilité civile. Dans le cas où le montant des dommages est plus important, il est indispensable de constater par écrit le dommage à l'aide du formulaire « constat dommages » présent dans votre dossier de voyage. Ce constat devra impérativement être signé pour toutes les parties. Au retour du voyage, vous devrez remettre ce document à la famille de l'enfant et nous en envoyer une copie. Les parents devront alors procéder au remboursement des dommages, qu'ils pourront ensuite se faire rembourser par leur assurance responsabilité civile. Dans tous les cas, il appartient au professeur responsable du groupe de s'assurer du paiement des éventuels dommages causés par des participants de son voyage.

Les élèves sont-ils autorisés à sortir le soir ?

Par mesure de sécurité, toutes nos familles sont informées que les sorties nocturnes non accompagnées sont strictement interdites. Le respect de cette règle incombe aux professeurs accompagnateurs.

Organisation du voyage
Quelles sont les étapes de l'organisation d'un voyage scolaire ?

Rendez-vous dans la partie Infos Pratiques – Voyages Scolaires Educatifs – Organisation de notre site.

Qu'est ce que le budget de fonctionnement ?

Le budget de fonctionnement est une somme dont le montant est défini selon votre programme, généralement à hauteur de 150 €. C\'est un budget que vous pourrez consacrer à toutes les “petites” dépenses du séjour, qu\'elles soient prévues (documents pour votre C.D.I., carte téléphonique pour renseigner la messagerie vocale du séjour, …) ou imprévues (taxi pour se rendre à un hôpital, achat d\'un sandwich a un enfant qui a oublié un panier repas,...). Le budget de fonctionnement vous est remis soit par votre gestionnaire, soit par VERDIÉ Open Class à réception du solde du séjour. Il n\'a aucun caractère obligatoire et peut être déduit automatiquement du montant du séjour.

Je souhaite un devis pour un voyage présenté sur votre site mais je souhaite apporter quelques modifications au programme. Est-ce possible ?

Oui ! VERDIÉ Open Class vous propose une gamme de séjours « clé en main » dans sa brochure et sur son site internet. Vous avez cependant tout le loisir de d'aménager ces offres packagées à votre convenance : modifier une visite, ajouter une nuit, ajouter des repas, changer le type de transport ou d'hébergement... vous être libre ! Pour ce faire, rien de plus simple : adressez-vous à l'un de nos conseillers dédiés par mail ou téléphone, celui-ci étudiera votre demande et sa faisabilité et vous transmettra un devis correspondant à ces impératifs.

Puis-je poser une option sur un voyage avant de le confirmer définitivement  ?

Oui, avant de confirmer définitivement votre séjour, et si des modifications restent à apporter, nous vous invitons à poser une option. Celle-ci ne vous engage ni financièrement ni contractuellement. Elle vous permet de patienter deux semaines avant de prendre votre décision définitive. Durant cette période nous conservons l'hébergement, le transport ou les traversées aux dates souhaitées. Dés la confirmation du séjour, nous éditons le contrat et réservons définitivement les prestations pour votre groupe.

Je ne trouve pas de programme sur la destination que j'envisage de visiter, avez-vous une solution à me proposer ?

Vous trouverez sur notre site internet des programmes qui ne sont pas dans notre brochure. Vous n'avez toujours pas trouvé votre bonheur ? Pas de panique, nos programmes sont des exemples de ce que nous pouvons vous proposer, nous sommes ouverts à toutes vos demandes, n'hésitez pas à nous contacter, nous construirons ensemble le séjour que vous souhaitez.

Est-ce que je peux réserver par VERDIÉ Open Class mes repas sur les trajets aller et retour ?

Bien sûr ! Nous travaillons avec un large réseau de restaurants / cafétérias en France et à l'étranger qui sont prêtes à vous accueillir pour une pause repas durant vos trajets d'approche. N'hésitez pas à consulter votre conseiller spécialisé pour en savoir plus et réservez le repas le plus approprié à votre budget et à votre trajet.

A quel moment dois-je communiquer la liste des participants au voyage ?

La liste des participants dûment complétée doit nous être communiquée 60 jours avant le départ. Le respect de cette deadline est important pour la suite de l'organisation du séjour, le non respect de celle-ci pouvant entraîner des complications dans la gestion du séjour (répartition dans les familles,...).

Comment paye-t-on les restaurants et les visites pendant le séjour ?

Les prestations de restauration et de visites se règlent de différentes manières selon la ville et le site visité. Dans la majorité des cas, cette partie est transparente pour vous car nous réglons les prestations directement au prestataire sans que vous n'ayez rien à faire si ce n'est présenter une confirmation de visite ou un bon d'échange. Dans les quelques cas où cela est impossible, il sera remis à votre conducteur d'autocar une enveloppe contenant espèces et/ou chèques. Celui-ci vous remettra au fur et à mesure du séjour les sommes nécessaires. Il peut également arriver que des espèces pour régler les visites vous soient remis par l'intermédiaire de nos responsables locaux. Dans tous les cas nous évitons au maximum au professeur de s'encombrer d'argent liquide durant son séjour !

Combien d'accompagnateurs dois-je prévoir ?

Pour les voyages scolaires, il appartient au chef d'établissement d'évaluer le nombre d'accompagnateurs nécessaire, en tenant compte notamment de l'importance du groupe, de la durée du déplacement et des difficultés ou des risques que peut comporter le parcours des élèves. Le chef d'établissement peut autoriser des personnels de l'établissement et/ou des personnes bénévoles, notamment des parents d'élèves, à apporter leur concours aux enseignants lors d'une sortie ou d'un voyage scolaire. La majorité des séjours se fait sur une base de 4 accompagnateurs pour 49 enfants.

Le forfait visites est-il inclus d'office dans mon séjour ?

Dans nos programmes brochure le forfait visite n'est généralement pas inclus. Il apparaît en offre facultative car vous pouvez le modifier, l'inclure tel que nous le proposons, ou ne pas l'inclure du tout. A vous de choisir !

A qui dois-je m'adresser si j'ai un problème durant mon séjour ?

En cas de besoin durant votre séjour, vous pouvez contacter votre conseiller spécialisé pendant les heures de bureau du lundi au vendredi de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00. Pendant la saison, une permanence téléphonique est également mise en place le samedi de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00. En dehors de ces horaires, et en cas d'urgence uniquement, un numéro d'urgence, joignable 24h sur 24, est à disposition des professeurs et des conducteurs, son numéro vous sera communiqué dans votre dossier de voyage.

Quelle est la période idéale pour partir en voyage scolaire ?

Les voyages scolaires peuvent s'organiser à tout moment de l'année, quelle que soit la destination. Certaines périodes sont cependant plus propices que d'autres et nous vous invitons à éviter les périodes avant et après les vacances de Pâques ainsi que les périodes de fêtes nationales. L'automne et l'hiver sont des périodes idéales pour organiser un voyage. Elles sont synonymes d'économies puisque vous bénéficiez de tarifs basse saison, les sites sont moins « chargés », les familles hôtesses et nos responsables locaux plus disponibles, et en voyageant en début d'année vous pourrez utiliser le séjour pour renforcer la cohésion de la classe et vous en servir tout au long de l'année comme support pédagogique.

Paiement/Règlement
Quelles sont les modalités de règlement prévues pour un voyage scolaire ?

Les paiements sont généralement fait en trois fois. Un acompte de 30% doit être envoyé à la signature du contrat, un deuxième paiement est ensuite prévu à une date de votre convenance, puis le solde est à régler à 30 jours du départ comme le permet la circulaire sur l\'organisation financière des EPLE n°2005-022 DU 2-2-2005, disponible par le lien suivant http://http://www.education.gouv.fr/bo/2005/6/MENF0500169C.htm.

Transport
Quels modes de transport sont proposés ?

Nous proposons tous les types de transport possibles pour se rendre à destination : autocar, train, avion. Pour chaque programme, un type de transport est proposé par défaut, mais différentes solutions peuvent vous être proposées. Nous avons notamment développé une forte expertise en matière de transport aérien et pouvons vous proposer l'intégralité de nos séjours avec une approche en avion, n'hésitez pas à demander à votre conseiller de vous faire des propositions en ce sens.

Est-ce que mon autocar sera un autocar VERDIÉ Open Class ?

Pas nécessairement. En fonction de votre région, nous affecterons à votre séjour l'autocariste qui nous offre la solution la plus avantageuse pour vous, en terme de tarif et de qualité de prestations.

Quels sont les équipements de l'autocar (lecteur DVD, toilettes,...) ?

Les équipements standards sont : ceintures de sécurité, climatisation, micro, siège inclinable. La plupart des autocars sont également munis de lecteur DVD. Suivant les capacités des véhicules, ils peuvent être équipés de toilettes, utilisables uniquement en cas d'urgence, des arrêts fréquents pouvant être prévus en coordination avec votre conducteur. En cas de souhaits particuliers concernant l'équipement de l'autocar pour votre séjour, nous vous invitons à en faire part à votre conseiller.

Où est hébergé le conducteur de l'autocar ?

Le conducteur est généralement hébergé au même endroit que le groupe, en chambre single.

Quel est le temps de conduite autorisé pour les conducteurs ?

Avec un simple équipage, une période de conduite, en journée de conduite, ne peut excéder 4h30 sans interruption et 4h durant la nuit. Le conducteur doit bénéficier d’une pause d’au moins 45 minutes à l’issue de ce temps de conduite. Cette pause peut être fractionnée en deux arrêts (de 15 minutes minimum dont une de 30 minutes minimum). La durée de conduite journalière est limitée à 9 heures. Il est toutefois possible de prolonger jusqu’à 10 heures, ceci deux fois par semaine. L’amplitude est la durée qui sépare le début et la fi n du service d’un conducteur dans une journée de travail. Elle est limitée à 12 heures mais peut être prolongée à 14 heures sous certaines conditions. Avec un double équipage, en équipage de 2 conducteurs, l’amplitude maximale sur une journée de travail est de 18 heures. Le temps de repos journalier doit être égal à 11 heures consécutives. Il peut être réduit à 9 heures dans la limite de 3 fois par semaine.

Qu'est-ce que cela signifie lorsqu'il est indiqué « immobilisation de l'autocar » sur mon programme ?

Il s'agit d'un temps de repos obligatoire du conducteur, pendant lequel celui-ci est au repos, donc l'autocar n'est pas disponible pour le groupe. La majorité de nos programmes sont construits avec ces immobilisations,afin d'optimiser le coût du transport des séjours.

Mon autocar sera-t-il équipé de ceintures de sécurité ?

L’ensemble des transporteurs avec qui nous collaborons s’est engagé à nous fournir des autocars avec ceintures de sécurité, sauf contraintes de dernière minute (panne,...) ou demandes très spécifiques (capacités spéciales,...). A noter que les ceintures de sécurité font partie de l’équipement obligatoire uniquement pour les autocars construits depuis 2000. Pour les véhicules mis en circulation avant cette date, seules les places dites « exposées » en sont équipées.

Je souhaite choisir mon autocariste, est-ce possible ?

Oui, vous pouvez nous communiquer vos souhaits concernant la compagnie d\'autocar que vous souhaitez utiliser pour votre voyage. Nous mettrons alors tout en œuvre afin de satisfaire votre demande. En fonction des disponibilités de l\'autocariste, il se peut toutefois que nous ne puissions pas satisfaire à votre souhait. Dans la cas où la compagnie que vous souhaitez utiliser ne fait pas partie de notre réseau de partenaires, nous ne pouvons pas vous garantir le niveau de prix et de qualité auquel nous nous engageons.

Est-il possible de faire un voyage scolaire avec des compagnies aériennes low cost ?

Oui, mais cela implique une grande réactivité de la part de l'établissement scolaire ainsi qu'une certaine souplesse au niveau des tarifs, les compagnies low cost imposant des conditions de paiement, d'annulation, de transmission des noms des passagers beaucoup plus contraignantes que les compagnies régulières. Dans le cas où les contraintes sont trop fortes pour votre établissement, nous avons des partenariats exclusifs avec les plus grandes compagnies régulières, dont les vols vous assurent une meilleure qualité de service, y compris dans l’après-vente et dans la gestion des cas exceptionnels tel le nuage de cendres d’avril 2010.

J'ai réservé un voyage en avion, que se passe-t-il si les taxes aéroport augmentent avant le départ ?

Les taxes aéroport, ne sont jamais fixes et peuvent évoluer jusqu'au moment de l’émission des billets d'avion. Si elles augmentent avant l'émission des billets, nous vous facturerons cette augmentation sur la facture de solde de votre séjour. Afin d'éviter ces variations et les difficultés qu'une modification du budget du voyage peut entrainer dans la gestion administrative de votre séjour, nous vous conseillons de souscrire à notre Garantie Voyage sans Nuage qui garantie notamment le montant des taxes fixées au moment de la signature du contrat de voyage.

Comment sont sélectionnées les compagnies d'autocar ?

Nous travaillons avec un réseau de partenaires autocaristes qui pour certains collaborent avec VERDIÉ Open Class depuis de nombreuses années. Chaque partenaire signe notre charte qualité, dont nous contrôlons la bonne mise en œuvre lors de contrôles réguliers.

Quelles sont les différentes capacités d'autocar ?

Les capacités d'autocars vont de 53 à 75 places. Mais attention, plus les capacités sont grandes, plus les autocars sont rares et donc plus difficiles à trouver. Nous vous conseillons donc, pour les capacités excédent 61 passagers, de nous solliciter au plus tôt, afin de garantir la disponibilité de l'autocar. Nous veillons à assurer un niveau de confort identique quelque soit la taille de l'autocar, toutefois, pour un groupe de plus de 53 personnes, le confort pour les participants est souvent moindre.

Combien de conducteurs vais-je avoir pour mon voyage ?

Vous aurez généralement un seul conducteur pendant votre séjour sur place. Durant les trajets d'approche, en fonction de la distance à parcourir afin de respecter la législation et garantir votre sécurité , il est possible que vous ayez plusieurs conducteurs relais.